5 kỹ năng mềm nào là quan trọng nhất?

Làm thế nào để trình bày được ý tưởng của mình cho người khác hiểu? Làm thế nào để thuyết phục người khác? Làm thế nào để tư duy sắc bén hơn, sử dụng tối đa khả năng của não bộ? Có rất nhiều kỹ năng mềm chúng ta cần đến để có cuộc sống và công việc hiệu quả hơn, và chắc chẳn phải không ngừng học hỏi mới có thể hoàn thiện mình. Tuy nhiên có 5 kỹ năng mềm được cho là quan trọng nhất và bắt buộc phải rèn luyện từ những năm đầu bước vào tuổi trưởng thành, nếu thiếu sót sẽ cản trở chính sự phát triển của bạn.

1. KỸ NĂNG TRÌNH BÀY

Trình bày là một kỹ năng quan trọng. Ý tưởng của bạn hay tới đâu, năng lực của bạn tốt tới đâu mà không diễn đạt cho người khác hiểu được và cảm thấy thuyết phục thì cũng chẳng để làm gì.

CÁC BƯỚC TRÌNH BÀY

Bước 1: Xếp tất cả ý tưởng thành hệ thống

Suy nghĩ của chúng ta, đặc biệt là khi có nhiều ý tưởng nảy lên thường rất lộn xộn, lủng củng, chỉ có bản thân chúng ta tự hiểu được, đòi hỏi phải có sự sắp xếp lại cho thành một hệ thống có trình tự rõ ràng. Với nội dung dài, bạn nên viết lên giấy hoặc sử dụng các công cụ bản đồ tư duy.

Bước 2: Lựa chọn hành văn phù hợp với người nghe

Mỗi người đều có những sự quan tâm khác nhau và thường họ chỉ nghe thấy những cái khớp với sự quan tâm của họ. Hãy nêu ý cần truyền đạt nhất trong vòng 2 câu đầu tiên để thu hút sự quan tâm của người nghe.

Trình bày tốt được đánh giá ở 4 tiêu chí: Có mục đích rõ ràng + Ngắn gọn + Dễ hiểu + Dễ đọc/ dễ nghe.

2. KỸ NĂNG TƯ DUY

Kỹ năng tư duy chính là việc sử dụng bộ não một cách hiệu quả. Hãy thử ví dụ này để biết bạn đang ở trình độ nào trong việc sử dụng bộ não:

– GHI NHỚ: Bạn có nhớ quán cafe gần đây nhất mình vào là quán nào không? Bạn đã uống gì ở đó, hết bao nhiêu tiền, quán có màu sắc chủ đạo là gì, bàn ghế trông ra sao? Càng nhớ được nhiều chi tiết thì khả năng ghi nhớ của bạn càng tốt.

– HIỂU: Khi bước vào quán bạn có hiểu tại tại sao cái quán lại sắp xếp bàn ghế như vậy? Tại sao nó lại bật nhạc nhẹ mà không phải nhạc mạnh, cái giá sách để ở kia làm gì, tại sao nhân viên mặc đồng phục như vậy?

– ỨNG DỤNG: Nếu ai đó hỏi bạn nên đi quán cafe nào khi tới Hà Nội thì bạn có lọc được trong các quán cafe mình đã đi để đưa ra một lựa chọn tối ưu dựa trên cả tính cách, sở thích, kinh tế,… của người hỏi?

– ĐÁNH GIÁ: Là việc xác định chuẩn và so sánh hiện tượng, sự vật với cái chuẩn. So với chuẩn thì cái bàn kia đã đủ sạch chưa, cafe có đủ ngon, nhân viên phục vụ đủ tốt không?…

– PHÂN TÍCH: Phân nhỏ một thông tin ra tới mức hiểu sâu nó. Ví dụ, bạn phân tích nhu cầu của khách hàng tới quán để từ đó suy ra rằng tại sao đèn phải mờ ảo, cafe phải đặc, phục vụ phải xinh, phải có giá sách, phải có người trông xe. Cao siêu hơn thì phân tích nhu cầu khách hàng, mô hình kinh doanh, chi phí, doanh thu, lợi nhuận,…

– SÁNG TẠO: Liệu quán cafe này nên được thay đổi như thế nào để có đông khách hơn? Cần thêm dịch vụ gì, cải tiến dịch vụ gì? Cách làm này đã là tốt nhất chưa? Có cách nào hiệu quả hơn?,…

Tóm lại, nâng cao kỹ năng tư duy chính là liên tục tập luyện những thói quen này trong mọi tình huống hàng ngày:

– GHI NHỚ: Nhìn, nghe, cảm nhận sau đó nhớ những thứ đó.
– HIỂU: Đặt các câu hỏi tại sao sau đó trả lời luôn.
– ỨNG DỤNG: Sử dụng được những dữ liệu đã lưu trữ trong bộ nhớ.
– ĐÁNH GIÁ: Xác định một cái gì là tốt hay không tốt, phù hợp hay không phù hợp.
– PHÂN TÍCH: Phân tích những cái đã nhìn và nghe cho tới khi hiểu tại sao nó phải thế hoặc không nên như thế.
– SÁNG TẠO: Đặt câu hỏi và tìm ra câu trả lời để làm tốt hơn và tốt hơn nữa.

3. KỸ NĂNG TỰ HỌC

Kỹ năng tự học dựa vào việc hình thành thói quen học mọi lúc mọi nơi và học có phương pháp. Bạn có thể học được từ thành công cũng như thất bại, từ cái đúng cũng như cái sai, từ những ý tưởng thông minh tới những ý tưởng ngu dốt, từ người giàu cũng như người nghèo. Một ngày không học được cái gì thì chưa đi ngủ.

Phương pháp tự học thì có liên quan tới kỹ năng tư duy ở trên. Học phải có trọng tâm và vận dụng được cái đã học trong thực tế nếu không bạn sẽ nhanh chóng quên chúng.

4. KỸ NĂNG QUẢN TRỊ CẢM XÚC

Là khả năng hiểu và quản lý cảm xúc của mình và của người khác. Dưới đây là 2 BƯỚC ĐỂ QUẢN TRỊ CẢM XÚC.

– Bước 1: Nhận biết được cảm xúc của mình

Luyện khả năng này bằng cách thường xuyên chú ý đến trạng thái của bản thân và quan sát người khác để biết ta và người khác đang có xúc cảm gì.

– Bước 2: Kiểm soát cảm xúc

Một người biết kiểm soát cảm xúc không bao giờ để cảm xúc trở nên thái quá khi đối diện với một sự kiện mà người khác lập tức mất kiểm soát.

Điều này có nghĩa là bạn không dễ bị “dính” bởi những chiêu trò câu view, quảng cáo lôi kéo, thông tin không chính thống. Không phản pháo, tranh cãi to tiếng khi có mâu thuẫn. Không đưa ra quyết định vội vàng khi đang phấn khích. Không bị ảnh hưởng bởi cảm xúc dâng trào của đám đông,…

Điều này không có nghĩa là bạn trở nên vô cảm. Vấn đề chỉ là bạn phải dùng lý trí của mình để xác định một tin nào đó là đúng hay sai, nên hay không nên làm, cảm xúc đi sau cũng không muộn.

Ngoài ra, khơi dậy cảm xúc cũng là một kỹ năng. Bạn hoàn toàn có thể dùng suy nghĩ để từ trạng thái buồn chán sang trạng thái vui vẻ, từ bi quan thành lạc quan. Bí quyết là lưu trữ một số ký ức làm khơi dậy những cảm xúc tích cực, có thể là quá khứ hoặc viễn cảnh tương lai, khi cần thì mang ra hồi tưởng và hình thành xúc cảm tương ứng (như nghĩ tới con cái là thấy hạnh phúc, nghĩ tới ô mai là thấy ứa nước miếng,…)

5. KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

– Bước 1: Nhận thức rằng thời gian là hữu hạn

Hiểu rằng cuộc sống là phép trừ, không thể tùy tiện lãng phí thời gian, nên ở mỗi giai đoạn của cuộc đời bạn phải đạt được một cái gì đó phù hợp.

– Bước 2: Làm cho thời gian trở nên khan hiếm

Xác định các mục tiêu. Xác định các công việc cần làm (vượt xa so với cái bạn nghĩ rằng có khả năng làm). Giới hạn thời gian thấp hơn so với giới hạn thời gian hiện tại cho mỗi công việc.

Sự khan hiếm sẽ thúc đẩy bạn sử dụng các công cụ hỗ trợ, tìm cách làm tối ưu.

– Bước 3: Ưu tiên cho những thứ quan trọng nhất

Công việc nào càng mang lại giá trị thì càng quan trọng. Tập trung vào làm những việc đáng làm và loại bỏ những việc vặt.

– Bước 4: Thường xuyên xem xét lại và điều chỉnh

Tổng kết lại mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi năm. Rút ra những thứ cần thay đổi trong khoảng thời gian tiếp theo.