BPO là gì và vì sao doanh nghiệp nên sử dụng?

Khái niệm BPO không còn xa lạ khi hàng vạn doanh nghiệp, tổ chức và thậm chí cơ quan chính phủ đều ký hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ BPO trên khắp thế giới. Đặc biệt trong thời kỳ chuyển đổi số ngày nay, sử dụng dịch vụ BPO là cách nhanh nhất và hiệu quả nhất để doanh nghiệp chuyển mình.

Nếu bạn chưa biết đến BPO thì thử tìm hiểu xem BPO là gì và mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp như thế nào nhé.

BPO là gì?

BPO – Business Process Outsourcing – được hiểu là thuê ngoài quy trình kinh doanh, là thỏa thuận trong đó công ty A thuê công ty B chịu trách nhiệm về một hoạt động trong quy trình kinh doanh và đôi khi liên quan đến việc trao đổi nhân viên – tài sản giữa 2 công ty.

Nguồn gốc của BPO
BPO có nguồn gốc từ ngành công nghiệp sản xuất, các nhà sản xuất thuê công ty khác để xử lý các quy trình cụ thể mà nhân sự của họ không có chuyên môn. Theo thời gian, việc sử dụng BPO đã mở rộng đến mức các tổ chức thuộc mọi loại – doanh nghiệp vì lợi nhuận, phi lợi nhuận và thậm chí cả văn phòng và cơ quan chính phủ ký hợp động với các nhà cung cấp dịch vụ BPO ở Hoa Kỳ, trên khắp Bắc Mỹ và trên toàn thế giới để thực hiện nhiều quy trình.

BPO thích hợp cho mảng hoạt động nào của doanh nghiệp?

Chức năng của văn phòng hỗ trợ – còn được gọi là chức năng kinh doanh nội bộ, thường bao gồm:

Kế toán
Dịch vụ công nghệ thông tin (CNTT)
Nhân sự (HR)
Kiểm soát chất lượng (QA)
Xử lý thanh toán.

Trong nhiều thập kỷ, ngành công nghiệp BPO đã mở rộng để cung cấp một loạt các chức năng và dịch vụ đa dạng cho các tổ chức, từ các nhiệm vụ văn phòng thông thường, chẳng hạn như kế toán, xử lý dữ liệu và xử lý bảng lương, đến các dịch vụ kỹ thuật số như tiếp thị truyền thông xã hội và hỗ trợ khách hàng như trực tổng đài.

Thực tế các tổ chức vẫn thường thuê ngoài các nhiệm vụ quan trọng, như dịch vụ khách hàng, dịch vụ tài chính và hoạt động CNTT, hay các nhiệm vụ chiến lược, như khai thác dữ liệu và phân tích dữ liệu, là những yếu tố thiết yếu để chuyển đổi kỹ thuật số và cho lợi thế cạnh tranh trong nền kinh tế kỹ thuật số.

Lợi ích của BPO đối với doanh nghiệp

BPO có thể mang lại nhiều mặt tích cực cho các doanh nghiệp, tổ chức. Những lợi ích dễ nhận thấy nhất bao gồm:

Lợi ích tài chính:
Nhà cung cấp BPO có thể thực hiện quy trình kinh doanh với chi phí thấp hơn doanh nghiệp tự làm và cũng có sẵn các mối quan hệ cần thiết. Bằng cách ký hợp đồng với nhà cung cấp BPO, doanh nghiệp cũng có thể tiết kiệm rất nhiều tiền và thời gian.

Tính linh hoạt:
Hợp đồng BPO cho phép các tổ chức linh hoạt hơn để điều chỉnh cách hoàn thành quy trình kinh doanh thuê ngoài, cho phép họ phản ứng tốt hơn với thay đổi của thị trường.

Lợi thế cạnh tranh:
BPO thay các tổ chức thực hiện quy trình kinh doanh, cho phép các tổ chức tập trung nhiều nguồn lực hơn vào các hoạt động chuyên môn chính, liên tục phát triển sản phẩm, dịch vụ của họ.

Chất lượng cao hơn và hiệu suất tốt hơn:
Các nhà cung cấp BPO có chuyên môn và kinh nghiệm dày dạn về các hoạt động mà họ được thuê để thực hiện, họ có thể cung cấp các quy trình đó ở mức độ cao nhất, thường có độ chính xác, hiệu quả cao hơn và tốc độ hơn.
Tiếp cận nhanh hơn với các đổi mới trong quy trình:
Các nhà cung cấp BPO cũng có vị trí tốt hơn để biết trước về những tiến bộ và đổi mới đang diễn ra trong lĩnh vực họ chuyên, và họ có nhiều khả năng đầu tư vào các phát triển mới trong tự động hóa quy trình, cải thiện tốc độ, chi phí hoặc chất lượng công việc – mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp khách hàng.

Phạm vi mở rộng:
Doanh nghiệp có thể mở rộng giờ hoặc phạm vi địa lý của mình theo cách có hiệu quả về chi phí nhất khi thuê BPO. Ví dụ: một tổ chức muốn có hoạt động tổng đài 24h có thể ký hợp đồng ngay với đối tác BPO có sẵn nhân lực và hệ thống.

Với những thuận lợi và hiệu quả như đã kể trên, lựa chọn nhà cung cấp BPO là một giải pháp đáng cân nhắc cho bất cứ doanh nghiệp, tổ chức nào. Một đối tác BPO đáng tin cậy có thể giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh và giúp doanh nghiệp tăng tưởng vô cùng nhanh chóng, rõ rệt.